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摘 要：作為全球最大的石油天然氣能源公司之一，R公司的采購供應(yīng)鏈管理經(jīng)歷了一百多年的發(fā)展，創(chuàng)辦了一套完整、實用、可靠的采購供應(yīng)鏈管理體系。介紹R公司上游領(lǐng)域采辦的品類管理、全球化戰(zhàn)略采購、采購風(fēng)險管理和采購軟件平臺應(yīng)用等。R公司的采購供應(yīng)鏈管理為其加強(qiáng)采辦管理、杜絕腐敗、提高效率、節(jié)約成本、降低風(fēng)險提供了有力的支持和保障，其管理模式對經(jīng)驗給國際同行具有積極借鑒作用。
R公司是上下游一體化經(jīng)營的跨國石油公司，從北海、阿塞拜疆到安哥拉項目，業(yè)務(wù)涵蓋全球80多個國家和地區(qū)，在全球擁有8萬多名員工。R公司采購供應(yīng)鏈管理經(jīng)歷了一百多年的發(fā)展歷史，公司高度重視采購供應(yīng)鏈的培育和管理，從事采購與供應(yīng)鏈管理的專業(yè)人員有1500多人，創(chuàng)辦了一套完整、實用、可靠的采購供應(yīng)鏈管理體系。在與R公司聯(lián)合開發(fā)中東某油田合作中，筆者對其采辦管理的流程、特點和實際操作有了具體了解和認(rèn)識。R公司的采購供應(yīng)鏈管理模式為其加強(qiáng)采辦管理、杜絕腐敗、提高效率、節(jié)約成本、降低風(fēng)險提供了有力的支持和保障，也為其在國際化競爭中保持競爭實力起到積極作用，其管理模式和經(jīng)驗值得國際同行學(xué)習(xí)和借鑒。
1 品類管理模式采購
品類管理（CM-Category Management）是目前大部分跨國石油公司在采購供應(yīng)鏈中普遍采用的一種管理方式，即按照品類特點確定適合的采購方式和方法，保證面向第三方的采購費用支出得到有效管理。品類管理適用于整個采購生命周期，從起支配作用的采購策略規(guī)劃，到專門的采購項目，再到供應(yīng)商關(guān)系管理，保證采購價值得以實現(xiàn)。與其他國際石油公司相比，R公司在石油工業(yè)上游領(lǐng)域采取的品類管理模式獨具特色。
1.1 R公司品類管理的層級劃分
R公司的每個品類都有一個跨部門采購委員會，對本品類的采購項目進(jìn)行細(xì)分，采用不同的采購策略和采購模式，保證高質(zhì)量、高效采購，實現(xiàn)最大化的采購價值。根據(jù)品類管理的基本原理，在石油勘探開發(fā)上游領(lǐng)域的采購分為5個層級。
1）勘探開發(fā)區(qū)域職能管理部門。物資／服務(wù)采購分為4個方面：生產(chǎn)和HSSE（健康、安全、安保、環(huán)保）、鉆井和完井、工程和設(shè)計、油藏及修井。
2）市場區(qū)域管理部門。依據(jù)以上4個方面，結(jié)合外部市場提供的產(chǎn)品和服務(wù)，考慮業(yè)主對采購及管理的需求，通常采用單一供應(yīng)鏈對產(chǎn)品／服務(wù)進(jìn)行分組采購，為協(xié)同規(guī)模采購創(chuàng)造機(jī)會。
3）市場區(qū)域下的專門子區(qū)域，將緊密相關(guān)的產(chǎn)品／服務(wù)歸類或集合。由于供應(yīng)商多在某一特定領(lǐng)域提供專業(yè)的產(chǎn)品／服務(wù)，因此采購供應(yīng)鏈策略通常在此得到最大程度的有效執(zhí)行和應(yīng)用。
4）品類采購。市場子區(qū)域的分支實施特定品類產(chǎn)品／服務(wù)采購。
5）商品采購。主要采購具體的零部件等。
1.2 品類管理執(zhí)行流程
R公司的采購管理流程由上至下、由框架到細(xì)化，主要包括4個方面：品類管理計劃（Category Management Planning），市場區(qū)域策略（Market Sector Strategy），策略采購（Strategy Sourcing），供應(yīng)商管理（Supplier Management）。
1）品類管理計劃。在整個品類管理過程中，品類管理計劃在很大程度上起著支配作用，主要為某一區(qū)域／項目設(shè)立年度的或遠(yuǎn)期的目標(biāo)。要綜合各部門、各戰(zhàn)略執(zhí)行單元和大區(qū)域制訂一個滾動多年期計劃，同時考慮市場區(qū)域策略、策略采購、供應(yīng)商管理3個環(huán)節(jié)。
在這個階段，需要對各個市場區(qū)域進(jìn)行分類，搜集分析現(xiàn)有合同信息，根據(jù)實際執(zhí)行情況以及對資源的總體需求，設(shè)定預(yù)算總額。要確定供應(yīng)商管理的關(guān)鍵點，尤其是高級資源的需求。在制訂品類管理年度計劃時，要考慮每種產(chǎn)品采購必經(jīng)的嚴(yán)格等級審批程序和采購時間表。
2）市場區(qū)域策略。為需求顯著的主要采購領(lǐng)域制定和管理采購策略，并制定合同。通過定義和管理市場單元，確保產(chǎn)品／服務(wù)的安全供應(yīng)和風(fēng)險管控，為產(chǎn)品／服務(wù)增值和優(yōu)化供應(yīng)提供總體導(dǎo)向。由下轄策略采購環(huán)節(jié)完成具體合同的簽署，然后對供應(yīng)商實施管理。市場區(qū)域策略具有長期、前瞻性，通常為3～5年。對跨專業(yè)、跨地理區(qū)域的采購在戰(zhàn)略采購和供應(yīng)商管理方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證各子部門、專業(yè)、片區(qū)和組織需求的統(tǒng)一性和連貫性。通過市場區(qū)域策略分析，明確商務(wù)需求和市場供應(yīng)能力，并對子區(qū)域市場產(chǎn)生影響。
R公司將商品／服務(wù)的支出分成市場部門、分部門、類別和商品4個部分，在認(rèn)真分析公司需求和市場供應(yīng)機(jī)制的基礎(chǔ)上，為具體項目的策略采購和供應(yīng)商管理程序制定策略并獲取批準(zhǔn)，大大減少了開發(fā)采購策略所需的時間和精力。此環(huán)節(jié)還規(guī)定了采購流程管理的基本原理和審批程序，合同管理委員會設(shè)立的原則；規(guī)定了采購供應(yīng)鏈管理部門的崗位的職能和職責(zé)。
由市場區(qū)域策略提供的總體框架，通常是制定跨戰(zhàn)略執(zhí)行單元／全球戰(zhàn)略的首選。如果近期采購的目標(biāo)非常明確，也可以根據(jù)實際情況直接進(jìn)入策略采購環(huán)節(jié)。
3）策略采購。主要致力于具體、系統(tǒng)采購策略和方法的制訂并負(fù)責(zé)具體實施，通過嚴(yán)格挑選供應(yīng)商，以最佳的方式將需求投放到供應(yīng)市場，執(zhí)行和完成市場采購資金支出。策略采購進(jìn)一步加強(qiáng)了采購供應(yīng)鏈原理和公司內(nèi)部采辦行為準(zhǔn)則的應(yīng)用，更加有效地管理采購資金的花銷，確保采購供應(yīng)鏈嚴(yán)格遵守清晰明確的采辦方法，并與商務(wù)需求相匹配。
策略采購是采購過程中不可或缺的一環(huán)，主要包括8個方面的工作：確定采購所涉及的技術(shù)和工作范圍；設(shè)立資格預(yù)審的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則；批準(zhǔn)采辦策略和供應(yīng)商名單；設(shè)立評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，編制評標(biāo)計劃書，設(shè)立技術(shù)評標(biāo)和商務(wù)評標(biāo)的規(guī)則；招標(biāo)和評標(biāo)；設(shè)定談判策略；根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定最終推薦授標(biāo)的供應(yīng)商并報合同委員會批準(zhǔn)；合同授標(biāo)和合同執(zhí)行。
4）供應(yīng)商管理。在前三個步驟得到有效執(zhí)行的基礎(chǔ)上，通過對供應(yīng)商關(guān)系的有效管理，確保策略采購制定的目標(biāo)得以實現(xiàn)。建立管理機(jī)構(gòu)，以適當(dāng)?shù)姆绞脚c供應(yīng)商建立良好關(guān)系，保證供應(yīng)商執(zhí)行合同達(dá)到甚至超出公司的預(yù)期和目標(biāo)。
依據(jù)供應(yīng)商的屬性、重要程度和采辦金額大小，R公司將供應(yīng)商分為4種類型：戰(zhàn)略型、核心層、可管理型和交易型。例如，公司某策略執(zhí)行單元層面的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫規(guī)定，戰(zhàn)略型供應(yīng)商不應(yīng)超過10家，核心層供應(yīng)商不應(yīng)超過20家，可管理型供應(yīng)商不超過總數(shù)的15%，其余為交易型供應(yīng)商。
對供應(yīng)商的考核主要從成本、HSSE和所提供產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)水平幾個方面進(jìn)行，主要用積分卡對供應(yīng)商打分。每一個完成的積分卡就是供應(yīng)商在某一時間段的表現(xiàn)記錄，一段時間的積分卡報告成為監(jiān)督供應(yīng)商行為的依據(jù)。通過分析查找問題根源，尋求改進(jìn)提高方法，提出執(zhí)行改進(jìn)計劃，并付諸實施和監(jiān)控，這樣年復(fù)一年，使合同執(zhí)行的各個方面不斷提高。
R公司對所有供應(yīng)商定期分類，對20%的戰(zhàn)略供應(yīng)商會進(jìn)行更高層次的協(xié)作或合作，包括擴(kuò)大采購規(guī)模，協(xié)作開發(fā)新的產(chǎn)品和新的解決方案。
2 全球戰(zhàn)略集中采購
全球戰(zhàn)略集中采購，是針對所需的大宗產(chǎn)品或服務(wù)，打破地域限制，與全球范圍內(nèi)供應(yīng)商建立“戰(zhàn)略合作”關(guān)系，以企業(yè)最低總成本建立業(yè)務(wù)供給渠道的采購模式。這種模式可充分平衡企業(yè)內(nèi)外部優(yōu)勢，以降低整體成本為宗旨，實現(xiàn)從需求描述直至付款的全程管理。在適當(dāng)條件下運用全球戰(zhàn)略集中采購，可獲取由于采購模式多元化帶來的更大價值。
R公司實施戰(zhàn)略集中采購時重點考慮以下幾點：
1）以總體成本最低（而不是單一價格）為原則，對整個采購流程中的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他長期潛在成本進(jìn)行評估；2）與供應(yīng)商建立雙贏的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，選擇和發(fā)展能支持企業(yè)長期戰(zhàn)略的供應(yīng)商，獲得可持續(xù)性競爭優(yōu)勢；3）關(guān)注第三方服務(wù)及供應(yīng)商相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，充分利用供應(yīng)商的技能來降低成本，增強(qiáng)自己的市場競爭力和滿足客戶需求。
對全球戰(zhàn)略集中采購供應(yīng)鏈管理，R公司設(shè)有獨立的市場資訊研究部門，負(fù)責(zé)收集、研究市場資訊、成本模型構(gòu)成等，更有效地支持全球采購與供應(yīng)鏈管理業(yè)務(wù)。R公司還通過內(nèi)部資源整合，依據(jù)品類在不同部門和事業(yè)所具有的共性，確定需要推進(jìn)戰(zhàn)略集中采購的品類（包括服務(wù)），對大批量、高成本用料服務(wù)與生產(chǎn)廠家直接簽訂全球采購價格協(xié)議，實施集中采購，降低采購成本，縮短采購周期且享有優(yōu)先供貨權(quán)。如有不時之需，隨時向供應(yīng)商發(fā)Call Off訂單要求供貨，供應(yīng)商會按照協(xié)議優(yōu)先安排生產(chǎn)周期，按期供貨，且價格比市場價格有一定優(yōu)惠。
3 采購過程的風(fēng)險管理
采購過程中的風(fēng)險管理主要是保證材料或服務(wù)采購的質(zhì)量達(dá)到或超過相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，確保符合健康、安全、環(huán)保的質(zhì)量要求。要注意規(guī)避制度性風(fēng)險，保障投資和成本的順利及時回收。采購供應(yīng)鏈中的風(fēng)險管理和控制主要體現(xiàn)在對供應(yīng)商的審核和管理，以及采購過程中的監(jiān)督與控制。
3.1 供應(yīng)商審核和管理
R公司有一套供應(yīng)商認(rèn)證、管理和考核體系，主要涉及質(zhì)量管理、社會責(zé)任與合規(guī)，以及所要采購的貨品或服務(wù)是否符合公司要求。其中，供應(yīng)商質(zhì)量體系評估主要包括供應(yīng)商質(zhì)量體系、流程控制、設(shè)施、資源管理、技術(shù)和制造能力。供應(yīng)商社會責(zé)任評估主要包括環(huán)境、安全、健康、勞動法，遵守所在地的法律、法規(guī)和行為準(zhǔn)則。
R公司采用Isnetworld供應(yīng)商選擇系統(tǒng)進(jìn)行管理，只有那些評估合格的供應(yīng)商才能成功注冊進(jìn)入Isnetworld系統(tǒng)，并被列入到批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單。R公司還對供應(yīng)商財務(wù)狀況、反腐敗盡職調(diào)查、HSSE管理水平、供貨／服務(wù)業(yè)績等方面進(jìn)行專業(yè)評估，從而為招標(biāo)方尋找安全、可靠、適合的承包商／供應(yīng)商提供了一個良好的平臺。
3.2 采購過程監(jiān)督與控制
R公司設(shè)立了專門的合規(guī)部門，負(fù)責(zé)制定整個采辦供應(yīng)鏈的監(jiān)督和控制內(nèi)容，監(jiān)控采購過程行為對制度的執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見和方法。該部門的職責(zé)主要包括：1）制訂和發(fā)布采購供應(yīng)鏈內(nèi)部管理的各種制度和規(guī)定；2）負(fù)責(zé)對供應(yīng)商及內(nèi)部人員的反腐敗盡職調(diào)查審計；3）審核采購執(zhí)行過程的合規(guī)狀況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正出現(xiàn)的問題；4）負(fù)責(zé)對采購供應(yīng)鏈內(nèi)部人員的相關(guān)培訓(xùn)。合規(guī)審查確保了采購供應(yīng)鏈各項制度的正確執(zhí)行，減少了審計風(fēng)險，保障了投資和成本的順利回收，維護(hù)了公司的形象和利益。
4 基于軟件平臺的采購供應(yīng)鏈管理
R公司有一套健全的內(nèi)部采購流程，主要強(qiáng)調(diào)的是分權(quán)、透明度和培訓(xùn)。從提出需求、采購到付款的整個過程，從供應(yīng)商資格預(yù)審準(zhǔn)入到招標(biāo)、授標(biāo)、合同管理、物資管理、付款等都實現(xiàn)了系統(tǒng)運作，有效避免了人為因素干預(yù)，杜絕腐敗，提高了采辦過程的工作效率和管理水平。軟件平臺主要應(yīng)用于策略采購階段，為全球化采購提供有力支持和保障。主要包括Isnetworld供應(yīng)商管理系統(tǒng)、Ariba網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)和Maximo采辦系統(tǒng)。這里主要介紹后兩種軟件平臺。
4.1 Ariba網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)
網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)軟件實現(xiàn)了用戶（買方）與供應(yīng)商（服務(wù)商）在網(wǎng)上完成招標(biāo)、投標(biāo)、通信甚至評標(biāo)，該系統(tǒng)有以下具體功能。
1）準(zhǔn)備和發(fā)布招標(biāo)文件：利用系統(tǒng)中提供的招標(biāo)文件模板，可以在系統(tǒng)中直接生成電子招標(biāo)標(biāo)書，只有標(biāo)書發(fā)布范圍內(nèi)的供應(yīng)商才能投標(biāo)。被邀請參與投標(biāo)的供應(yīng)商可以通過在系統(tǒng)中注冊的電子郵箱接收到招標(biāo)邀請，并按照提示下載招標(biāo)文件。
2）接收供應(yīng)商投標(biāo)文件：供應(yīng)商接收到招標(biāo)文件后，根據(jù)要求準(zhǔn)備投標(biāo)標(biāo)書，并在規(guī)定的招標(biāo)截止日期前上傳提交投標(biāo)文件。招標(biāo)方可登錄系統(tǒng)查看和下載供應(yīng)商的標(biāo)書。
3）與供應(yīng)商在線通信：供應(yīng)商需要在系統(tǒng)中注冊電子郵箱等聯(lián)系方式，用戶可以在系統(tǒng)中與供應(yīng)商進(jìn)行電子郵件往來。
4）文件電子存檔：除了在系統(tǒng)內(nèi)生成和處理的文件外（例如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件和往來郵件），采辦過程中線下生成的審批過程重要文件、評標(biāo)信息及最終簽訂的合同文本等，都可以上傳到系統(tǒng)中保存管理。
網(wǎng)上招投標(biāo)系統(tǒng)主要有以下優(yōu)點：招標(biāo)文件組織、發(fā)布和接收文件通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，不但減少出錯的幾率，而且還保證快捷、方便，可以大大提高工作效率；全部采用電子文檔，實現(xiàn)無紙化傳輸，利于環(huán)保；文件存儲安全可靠，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享；最重要的是工作透明，利于對整個工作流程進(jìn)行監(jiān)控，防止人為因素干擾，保證招投標(biāo)過程安全、公平和公正。
4.2 Maximo在線管理系統(tǒng)
Maximo是IBM公司開發(fā)的目前市場上最廣泛使用的企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，R公司的采辦管理系統(tǒng)主要采用了Maximo八大核心模塊系統(tǒng)中的采購管理和庫房管理兩大模塊。系統(tǒng)在設(shè)計上針對實際工作需求，并植入R公司采辦管理理念。該系統(tǒng)同時能與財務(wù)的SUN系統(tǒng)對接，為財務(wù)管理提供了數(shù)據(jù)支持，從采購、庫房到財務(wù)形成了一個完整的系統(tǒng)管理鏈條。Maximo系統(tǒng)由專業(yè)公司對遠(yuǎn)程服務(wù)器提供技術(shù)支持，現(xiàn)場運行過程中由專業(yè)IT人員提供維護(hù)。
Maximo系統(tǒng)可以全面記錄物資從采購申請的提出、采購、使用的全過程，并可進(jìn)行歷史查詢?？梢愿鶕?jù)需要生成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式文檔，減少出錯幾率，大大提高工作效率。Maximo實現(xiàn)了除招標(biāo)、評標(biāo)以外的整個采辦流程的有效管控，每個環(huán)節(jié)的審批都在線上完成，未獲審批或?qū)徟赐ㄟ^的，無法進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。例如，針對某一物資采購訂單的付款，在系統(tǒng)中必須有已批準(zhǔn)生成的合同和庫房入庫記錄的支持才能完成。
R公司的采購供應(yīng)鏈系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，建立起了供應(yīng)商與事業(yè)部之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，在保證公司采購任務(wù)順利完成的同時，達(dá)到規(guī)范采購過程、優(yōu)化供應(yīng)商群體、共享采購信息、監(jiān)督采購過程、降低采購成本、提高采購信息化水平、任務(wù)分工與業(yè)績考核和與供應(yīng)商共贏的目標(biāo)。R公司的采辦供應(yīng)鏈管理做法，對我國石油公司拓展國際油氣業(yè)務(wù)，加強(qiáng)采購供應(yīng)鏈建設(shè)，增強(qiáng)公司在國際市場的競爭力，具有積極借鑒作用。（來源：《國際石油經(jīng)濟(jì)》 作者： 中國石油國際勘探開發(fā)有限公司 趙麗娜等 海洋油氣網(wǎng)整理發(fā)布）
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