今天將通過案例的形式分享與請購相關(guān)內(nèi)部控制缺陷與應對措施。
【案例1】
某貿(mào)易企業(yè)，年銷售額超2億元。采購人員采購貨物較為隨意，在采購前沒有與銷售部溝通下月銷售量較大的貨物，也沒有與倉庫部門核對庫存情況。
采購事項發(fā)生前也無審批流程，采購貨物全憑感覺。導致的結(jié)果：企業(yè)庫存數(shù)量急劇加大，采購回來的貨物銷售不出去形成庫存（長時間堆放價值會下降）而客戶需要的貨物倉庫長期缺貨。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1. 采購無計劃，采購量不足或過多。
2. 沒有經(jīng)過審批流程，缺乏集體決策。
3. 缺乏請購審批，超越權(quán)限審批。
【案例2】
公司的pos系統(tǒng)上線后，倉庫為了提高效率，使用無線掃描槍，為了和無線掃描槍配套，需要購買“WIFI”設(shè)備。公司信息部吳某在實地查看后，認為需要17臺該設(shè)備。該設(shè)備也是吳某親自去采購的，
吳某去電腦城找了兩家供應商報價，A供應商報價為每臺4950元，B供應商報價4200元。而我部在網(wǎng)站上查到同型號、同廠家設(shè)備報價為2600元。后來軟件公司來做方案，只需要WIFI設(shè)備5臺，多買了12臺。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1.采購申請與采購執(zhí)行沒有形成牽制
2.采購申請沒有相關(guān)人員審批復核
3.沒有采取多種方式、多渠道詢價
【案例3】
因貪污挪用公款840萬元，一國企官員被判死緩。。沈某用向他人索要的空白合同及空白商業(yè)零售專用發(fā)票，偽造工礦產(chǎn)品購銷合同，
虛擬水電工程處從北京某電纜有限公司購買價值382.6萬元電力電纜的事實。
指令保管員填寫虛假的材料入庫驗收單，然后用寫有187.04萬元和195.6萬元的兩張空白發(fā)票平賬。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1.電力電纜的請購、審批和實際采購全由沈某一人完成。
2.采購和驗收沒有形成牽制。
3.應付賬款的控制上對于入賬憑證的審核不嚴密造成應付賬款的入賬依據(jù)不真實。
通過以上案例可知，采購計劃不合理的最大風險可能是災難式的，直接導致企業(yè)巨大損失。
控制采購計劃風險要實行集體決策，控制要點如下：
1.多部門參與、參與采購決策的主體人員要相當專業(yè)
2.建立內(nèi)部溝通機制，及時獲取庫存、生產(chǎn)、銷售信息
3.將采購計劃與預算管理充分結(jié)合
4.對市場的充分預計
5.確保采購計劃審批的權(quán)威性，保證采購信息的充分傳播
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