規(guī)范適當?shù)牟少彿绞绞俏镔Y采購程序最優(yōu)化的基礎(chǔ)
采購方式的確定，通常在物資采購立項階段的項目批復環(huán)節(jié)，是決定物資采購后續(xù)程序的關(guān)鍵，目前采用比較多的是公開招標、競爭性談判、比價采購、單一來源談判四種方式。四種方式各有利弊，應當在滿足物資采購要求的同時，最大限度地引入競爭機制，同時兼顧公平、公正原則。
在當前國家局“應招盡招”的指導思想下，公開招標被認為是物資采購的首選方式，通過向社會公開招標公告征求意向企業(yè)，再通過一定的程序的綜合評價來確定中標企業(yè)。但是公開招標也有程序相對復雜，采購周期長的缺點。對所有項目無差別地采用公開招標方式，雖然最大限度地降低了采用其他采購方式舞弊的風險，但是對于數(shù)量少、金額小的采購項目，無異是一種資源的浪費。而臨時性、突發(fā)性、緊急性的物資采購，例如突發(fā)病蟲害，急需采購農(nóng)藥，采用公開招標程序又難以滿足其時間要求，因此應當針對項目數(shù)量、金額、采購標的價格差別程度、市場供應商的數(shù)量以及緊急程度和采購方式特點綜合考慮，通過民主集體決策的方式，選取最適合的采購方式，以確保采購目標的實現(xiàn)，同時做到嚴格規(guī)范，又不造成資源浪費。
規(guī)范嚴謹?shù)恼袠宋募俏镔Y采購有序進行的條件
招標文件的審計僅在采用公開招標方式采購過程中進行，發(fā)生在采購實施階段的采購實施準備階段。在公開招標程序中，無論是委托招標還是自主招標，招標文件是需求單位向供應商傳達采購具體信息最主要的方式。需求單位通過招標文件向有意向的供應商表達需要要求的具體要求，以及具體的評標辦法。供應商則根據(jù)招標文件的要求進行有針對性的投標。招標文件是嚴肅的，不僅是公開招標順利進行的基礎(chǔ)，也是影響招標結(jié)果的重要因素，更是后期合同簽訂的重要依據(jù)，因此需要特別關(guān)注。其審計關(guān)注的要點一是招標文件對需求商品的描述不能帶有明顯的排他性和歧視性，如指定品牌等，應當保證所有有能力、有意向的供應商都有資格參與投標。二是語言表達準確，避免模糊，防止因言辭不準確導致投標商的理解偏差，導致后期招標失敗。三是評分辦法的合理性，評分辦法要具體明確且具有可操作性，既要起到篩選作用，又不能過于苛刻。
嚴肅公正的招標過程是物資采購圓滿成功的核心
作為采購實施階段最重要的一環(huán)，評標委員會通過一定規(guī)范化的程序選定中標供應商。審計部門在此環(huán)節(jié)必須全過程參與，嚴格把關(guān)招標程序，以保證招標過程合法規(guī)范。關(guān)注的要點一是注意投標商資質(zhì)的審查，通過對其經(jīng)營資格證書的審查，確保投標商是符合招標資格要求的有獨立參與投標的能力，并有相應的委托授權(quán)文書。
合法合規(guī)的采購合同是物資采購雙方利益的保障
采購合同的簽訂在中標公告之后，是采購實施階段的結(jié)束環(huán)節(jié)。合同是具有法定約束力的文書，雙方簽訂合同也就意味著買賣契約關(guān)系的締結(jié)，雙方必須按照合同條款履行必要的義務，否則將承擔相應的法律責任，因此對合同的審核必須要有嚴謹?shù)膽B(tài)度。合同審核的關(guān)鍵點在于：
（一）合同內(nèi)容的審核。對采購合同內(nèi)容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查，查看合同中是否含有不當言詞或存在違法違規(guī)可能的內(nèi)容，是否使用模糊語言、易造成歧義，對約定的履約責任和服務承諾是否明顯夸大、與實際不符。
（二）合同關(guān)鍵條款的審計。合同約定的標的數(shù)量、金額、規(guī)格型號是否準確；合同約定的付款方式及保修期限是否明確等。
（三）合同一致性的審計。合同的一致性是指合同文本與招標文件的一致性，特別是合同簽訂金額與中標金額的一致性。
嚴格有效的資金管理是物資采購順利完成的標志
物資采購的結(jié)束階段包括驗收付款和整理歸檔兩個環(huán)節(jié)。由于物資采購管理程序中并無規(guī)定采購付款時必須經(jīng)審計的條款，而項目結(jié)束后審計部門要對整個物資采購的資金使用情況進行審計，因此這一階段的審計工作應該在驗收付款之后的時間段進行。資金管理審計應當包括兩個方面：一是項目資金的運用情況審計。二是項目預算執(zhí)行情況審計。審查物資采購項目是否有超出預算金額情況，超支一定比例的是否有原審批機構(gòu)的批復；是否有采購金額明顯低于預算批復金額的情況，預算執(zhí)行率不高的原因是什么。對資金使用情況的審計應形成報告，歸入物資采購檔案。
總之，對以上關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行有計劃、有針對性的監(jiān)督，變被動審計為主動審計，一定能夠使物資采購工作更加規(guī)范，促進企業(yè)經(jīng)營管理水平進一步提高。
作者：王凌飛王宇峰單位：洛陽市煙草專賣局
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