隨著人工智能 (AI) 技術(shù)不斷成熟，越來越多的企業(yè)開始投資AI計劃，試圖在日常運營中加大對自動化的利用。據(jù)《財富》旗下市場研究機構(gòu)Fortune Business Insights的最新報告顯示：全球人工智能市場將從2021年的475億美元增長到2028年的3604億美元。

然而，很多公司的采購部門引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的步伐相當(dāng)緩慢。當(dāng)其他部門依靠AI自動化數(shù)據(jù)來驅(qū)動決策時，采購部仍主要依靠手動收集、清理源數(shù)據(jù)。這種低效率限制了該部門快速生成準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的能力，而數(shù)據(jù)收集是用來輕松訪問、分析并支持戰(zhàn)略預(yù)算決策的重要能力。

落后的人工操作模式會導(dǎo)致出現(xiàn)不完整或過時的數(shù)據(jù)，這限制了其他業(yè)務(wù)部門對采購價值的認(rèn)知。在尋求降低組織成本、管理風(fēng)險、推動供應(yīng)商多樣性、供應(yīng)鏈可持續(xù)發(fā)展的過程中，采購部門該如何利用人工智能的優(yōu)勢，來與組織的其他部門保持同步？

具體來看，采購團(tuán)隊要優(yōu)先考慮技術(shù)投資，確定正確的AI驅(qū)動工具，以便在組內(nèi)部成功實施和采用。在很多情況下，公司內(nèi)部缺乏技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施、資源和專業(yè)知識，來支持先進(jìn)技術(shù)的實施應(yīng)用。

雖然這是采購部門所面臨的困難，但是它并非無法逾越的障礙。可以從第三方合作伙伴處獲取經(jīng)驗與專業(yè)知識，幫助自己制定深思熟慮的實施計劃，確保這些計劃在組織中被采用且取得最佳效果。

開始人工智能之旅

精確的數(shù)據(jù)是所有決策的基礎(chǔ)，對采購部門來說也不例外。采購需要全面、實時的數(shù)據(jù)，以確定“資本和運營支出用于哪些項目”“為什么會用在這個項目”“采用了哪些供應(yīng)商”。在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，與組織一起跟蹤、管理成本，分析第三方風(fēng)險?？傊?，數(shù)據(jù)是采購部門做出明智戰(zhàn)略決策的關(guān)鍵因素。

間接支出也稱為非轉(zhuǎn)售商品 (GNFR)，可能會占到企業(yè)年收入的五分之一。這意味著，大量數(shù)據(jù)需要被收集、清理和分析。除了管理大量數(shù)據(jù)之外，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人還要求采購團(tuán)隊收集、匯總各種相關(guān)的支出數(shù)據(jù)，例如發(fā)票、采購訂單、采購卡、合同、預(yù)算基準(zhǔn)和歷史支出等。此外，采購團(tuán)隊還需報告供應(yīng)商的財務(wù)穩(wěn)定性、多樣性、可持續(xù)性實踐以及行為準(zhǔn)則等信息。

龐大的數(shù)據(jù)量及多樣化的信息源，幾乎無法實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)收集與可視化，這恰是基本的AI功能可介入的地方。由人工智能驅(qū)動的采購系統(tǒng)，能幫助采購團(tuán)隊收集不同的數(shù)據(jù)，自動清理信息，再進(jìn)行分類。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建一個有意義的全組織范圍的支出圖。

具體來看，這個支出圖應(yīng)該包括：“組織的支出”“與誰一起支出”“在哪個支出子類別中支出”等信息；除此之外，還需要提供其他方面的信息，例如供應(yīng)商多樣性狀態(tài)、可持續(xù)性實踐和第三方風(fēng)險因素。

建立切實可行的路線圖

確定清晰、可操作的人工智能實施步驟，與制定整體實施戰(zhàn)略和溝通計劃一樣重要。隨著企業(yè)的人工智能解決方案規(guī)?；绎@示出價值，采購部門也應(yīng)該通過數(shù)據(jù)傳達(dá)有益信息，以鞏固來自贊助商的支持，讓更多的利益相關(guān)者參與進(jìn)來。

把AI的工作分解成簡單術(shù)語，向贊助商和利益相關(guān)者展示工作原理，可以避免一些關(guān)于AI的“可解釋性挑戰(zhàn)”。例如，通過挖掘采購數(shù)據(jù)，獲取供應(yīng)項目訂單量的異常模式，來驅(qū)動需求管理契機。

路線圖還能讓利益相關(guān)者了解，除了基礎(chǔ)改進(jìn)之外，人工智能還帶來更多優(yōu)勢。雖然采購團(tuán)隊很清楚，把整合、分類和豐富數(shù)據(jù)等繁瑣的任務(wù)自動化至關(guān)重要，但外部利益相關(guān)者可能需要花費一段時間，才能理解這種自動化對采購能力、基準(zhǔn)的影響。如果能提供一個分步路線圖，顯示這些不同的應(yīng)用之間如何相互構(gòu)建，將幫助利益相關(guān)者理解并堅定他們的態(tài)度。

人際接觸也很重要

采購團(tuán)隊為人工智能角色制定計劃時，必須找到自動化與人工操作之間的平衡，尤其是在供應(yīng)商關(guān)系方面。盡管人工智能對現(xiàn)代采購部門至關(guān)重要，但沒有什么能取代采購專家與供應(yīng)商之間基于價值的透明對話。畢竟，人類社會仍然需要人際關(guān)系來維系，其影響力也始終比一個會討價還價的機器人要大。

雖然人工智能對于數(shù)據(jù)聚合與分析至關(guān)重要，但是人際接觸對于向合作伙伴展示研究結(jié)果，獲得認(rèn)同或建立供應(yīng)商伙伴關(guān)系以制定長期戰(zhàn)略同樣必不可少。

尋找最佳合作伙伴

去年，因疫情給供應(yīng)鏈帶來的挑戰(zhàn)，對降低成本提出了更高的需求，這也加劇了采購團(tuán)隊的壓力，他們要在沒有額外資源支持的條件下，來尋找提升更多利潤的機會。如果有經(jīng)驗豐富的合作伙伴的幫助，采購團(tuán)隊在制定整體技術(shù)戰(zhàn)略、部署計劃時，就能獲得持續(xù)性的成功。

在當(dāng)今的商業(yè)環(huán)境中，人工智能已不僅是可有可無的東西，自動化對提高采購能力而言必不可少。為確保采購部門不在AI革命中落后，采購負(fù)責(zé)人必須要說服決策者進(jìn)行有意義的技術(shù)投資，制定實施和采用路線圖，找到投資合作伙伴，一起助力計劃的蓬勃發(fā)展。

如果沒有這些技術(shù)的支持，采購對組織戰(zhàn)略價值的實現(xiàn)將失去作用，將面臨繼續(xù)被視為后勤和行政職能的風(fēng)險。

本文為《國際電子商情》2022年1月刊雜志文章，版權(quán)所有，禁止轉(zhuǎn)載。免費雜志訂閱申請點擊這里

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