導(dǎo)語
擬IPO企業(yè)采購管理中，往往有諸多不完善的地方，很多企業(yè)的采購并無嚴(yán)格的管理，采購工作很大程度上信賴于人，而不是通過規(guī)范的管理來約束、管控；采購實(shí)施過程中，通過口頭或其他非留痕的形式來傳達(dá)、溝通，相關(guān)票據(jù)的取得和使用也不符合規(guī)范要求，這些問題都將成為IPO的攔路虎?，F(xiàn)在小編給大家分享一下實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)的采購典型問題以及相應(yīng)的解決措施。
一、擬IPO企業(yè)采購存在的典型問題
1．未建立采購制度，或采購制度不健全，無規(guī)范的要求，有的企業(yè)甚至連采購的部門職責(zé)、崗位職責(zé)描述也沒有或者提供的是網(wǎng)上拷貝的范本，跟公司實(shí)際情況并不相符，也不完全符合規(guī)范管理的要求。
2．采購機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全，出現(xiàn)不相容職務(wù)未分離的情況，有的企業(yè)甚至采購部只有一個(gè)人。
3．采購相關(guān)指令通過口頭形式或難于留痕的形式傳達(dá)，通過即時(shí)語音聊天系統(tǒng)溝通時(shí)，未及時(shí)保存相應(yīng)的聊天記錄。
4．采購手續(xù)不完善，程序不規(guī)范
◎ 采購未經(jīng)過事前書面申請(qǐng)、審批，采購接到口頭通知后實(shí)施采購，然后找財(cái)務(wù)報(bào)銷；
◎ 領(lǐng)導(dǎo)口頭吩咐后直接購買，無相應(yīng)的詢比價(jià)手續(xù)。
◎ 跳過中間領(lǐng)導(dǎo)的審核，直接找總經(jīng)理簽字，或者找總經(jīng)理簽字后再找中間領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽字。
5．采購無任何計(jì)劃，基本上均是緊急采購，當(dāng)需求出現(xiàn)時(shí)，才提出申請(qǐng)，以致未能給詢比價(jià)提供充足的時(shí)間，甚至有不少采購是“先購買后補(bǔ)手續(xù)”，這無形中加大了采購的成本，同時(shí)，采購的質(zhì)量也無法得到很好的保障。
6．出于各種原因，采購人員可能是為了省錢，可能是為了方便，也可能是出于其他因素，通過經(jīng)常合作的供應(yīng)商采購，未進(jìn)行詢比價(jià)，或詢比價(jià)流于形式。
7．公司總經(jīng)理和采購人員為了低價(jià)采購，會(huì)不要發(fā)票（不向銷售方索要發(fā)票），或?yàn)榱耸″X，從個(gè)人手中進(jìn)行采購（無發(fā)票）。
8．采購未簽訂合同或合同協(xié)議審核不嚴(yán)謹(jǐn)，造成一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，難于售后或無法退貨、索賠/退款。
9．其他問題。如采購訂單未審核，造成與實(shí)際需求的時(shí)間、需求量不符，尤其是那些批量供貨或保質(zhì)期較短的物資采購；又如，采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)缺少關(guān)鍵質(zhì)量的技術(shù)檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，或出現(xiàn)質(zhì)量問題未及時(shí)溝通協(xié)商退換貨。
二、主要原因
1．有部分公司認(rèn)為：制度對(duì)于公司來說是束縛，影響公司運(yùn)轉(zhuǎn)效率，尤其是規(guī)范的制度，雖然很完善，但實(shí)際操作中根本無法按制度的規(guī)定，一步步走完程序然后再實(shí)施采購；企業(yè)根據(jù)實(shí)際，靈活處理業(yè)務(wù)，效率更高，而且采購一般都由比較信賴的人經(jīng)手，不會(huì)發(fā)生大問題。
2．企業(yè)認(rèn)為公司采購業(yè)務(wù)由總經(jīng)理（老板）信任的人來辦理，公司每月采購的物資，主要類型和品種都是固定的，除個(gè)別特殊物資需要重新尋找供應(yīng)商外，大多數(shù)都可以打電話聯(lián)系原合作方或到現(xiàn)場(chǎng)采買即可，所以公司目前的人員可以完成采購工作。
3．由于公司未要求各部門提前提需求、報(bào)計(jì)劃，采購部因此也未制定采購計(jì)劃；需要物資時(shí)才提需求進(jìn)行采購，所以，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)緊急采購、先采購后補(bǔ)手續(xù)的情況。
4．為了方便，采購申請(qǐng)人、公司領(lǐng)導(dǎo)和采購經(jīng)辦人都采取口頭或電話形式溝通，也成了習(xí)慣，所以一直采用這種“非正式”的溝通方式，而未采用規(guī)范的、書面的形式處理相關(guān)事宜。
5．大多數(shù)公司的采購人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都錯(cuò)誤地以為：不開發(fā)票，對(duì)方可以給更優(yōu)惠的價(jià)格，開發(fā)票的話，對(duì)方需要按發(fā)票稅點(diǎn)來計(jì)算、增加采購價(jià)格，所以不開發(fā)票公司更劃算。而事實(shí)上，若考慮到“稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及發(fā)票可以抵扣所得稅、與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的采購事項(xiàng)所取得的增值稅專用發(fā)票還可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅”，如果綜合考慮起來，實(shí)際上開票對(duì)企業(yè)更加有利。
6．合同方面，公司都是沿用以前的合同版本，供應(yīng)商大部分都有良好的合作關(guān)系，若發(fā)現(xiàn)有問題，通知對(duì)方后，對(duì)方一般都會(huì)退換貨，因此，合同上的條款也沒有過多去審核。
7．很多企業(yè)會(huì)抱有這個(gè)想法：由于公司目前人手相對(duì)不足，所以，有些方面可能不夠規(guī)范，等以后人手足了再慢慢規(guī)范。
三、解決措施
1．作為擬IPO企業(yè)，應(yīng)按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等規(guī)定，建立并完善采購內(nèi)控制度，規(guī)范采購申請(qǐng)、審批、采購詢比價(jià)、采購價(jià)格及供應(yīng)商審批、采購驗(yàn)收、采購付款等全過程管理。
2．健全采購機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的人員，確保采購相關(guān)不相容職務(wù)相分離。
3．公司要求各部門除了特殊情況（如設(shè)備突然發(fā)生故障，需立即維修或更換）以外，必須提前報(bào)需求，采購部門按需求做好采購計(jì)劃，然后按計(jì)劃進(jìn)行詢比價(jià)、報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后實(shí)施采購。
4．加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)全過程的記錄控制，要求公司采購從申請(qǐng)，到詢比價(jià)、價(jià)格與供應(yīng)商審批確定，再到采購下單、采購驗(yàn)收，均通過書面的或者電子留痕的形式進(jìn)行，確保過程可追溯，均有真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的記錄。
5．采購發(fā)票是上市財(cái)務(wù)規(guī)范檢查的必要環(huán)節(jié)，公司采購業(yè)務(wù)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)、稅務(wù)規(guī)范要求，除了個(gè)別500元以下的、從個(gè)人手中實(shí)施的零星采購，以及確實(shí)無法開具發(fā)票的采購事項(xiàng)以外，均應(yīng)取得發(fā)票。與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的采購，盡量要求對(duì)方提供增值稅專用發(fā)票；對(duì)于供應(yīng)商為個(gè)體戶的，應(yīng)要求其找稅務(wù)機(jī)關(guān)代開增值稅專用發(fā)票。
6．重視采購合同的審核工作，控制合同法律風(fēng)險(xiǎn)，避免后續(xù)發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失。
7．加強(qiáng)采購下單審核以及采購驗(yàn)收管理，所有物資均按照審批后的訂單/合同進(jìn)行采購，不得超過申請(qǐng)量采購；采購到貨后，若貨物不符合要求，質(zhì)量檢驗(yàn)/驗(yàn)收不通過的，采購人員應(yīng)要求對(duì)方退換貨或作相應(yīng)處理，未經(jīng)協(xié)商并取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得私自要求收貨人接收檢驗(yàn)不達(dá)標(biāo)的物資。
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