具體而言,供應環(huán)境分析的流程可分為以下五大步驟。
1.確定目標
全面采購成本管理的任意環(huán)節(jié)都需要明確的目標作為指引。供應環(huán)境分析同樣如此,如無明確目標,分析人員也可能在龐雜的環(huán)境因素中模糊焦點,分析效率和結果也將因此大打折扣。
供應環(huán)境分析的目標一般包括:
(1)要解決什么問題?瓶頸是什么?
(2)問題要解決到什么程度?
(3)解決問題的周期是多久?
(4)需要多少信息?信息的準確度如何?
(5)如何獲取信息?由誰負責?
(6)如何處理信息?
2.成本效益分析
供應環(huán)境分析流程同樣需要投入相應的成本,如人力成本、市場調查成本等。因此,在分析之前,企業(yè)也需對其成本效益進行確定。確定供應環(huán)境分析全流程所涉及的成本支出,并確定分析結果帶來的效益,是否能夠覆蓋成本。
需要注意的是,基于采購效率的需求,在對成本的分析中,也不能忽視時間成本。供應環(huán)境分析必須限定在一定的時間內完成,以免影響企業(yè)運營效率,導致后續(xù)的采購生產(chǎn)與市場節(jié)奏脫節(jié)。
3.可行性分析
獲取信息和分析信息需要一定的渠道和技術,如國際數(shù)據(jù)庫或專業(yè)代理商信息,以及數(shù)據(jù)分析模型等。根據(jù)企業(yè)自身條件,是否能夠獲取相應的信息和技術?企業(yè)需要對此有清晰的認知,這就是可行性分析。
為了提高供應環(huán)境分析的可行性和效率,企業(yè)需要首先尋找企業(yè)內部和公開渠道可獲取的信息,從而以更低的成本更快地獲取供應環(huán)境數(shù)據(jù)。
除此以外,根據(jù)分析目標和預算,企業(yè)也可以購買高效的數(shù)據(jù)信息或研究分析服務,甚至進行外出調研,以此提升供應環(huán)境分析的準確性。
4.制定研究方案并實施
當確定了分析目標、計劃、負責人和所需資源等信息之后,企業(yè)也能夠據(jù)此制定完善的研究方案并加以實施了。
一般來說,實施環(huán)節(jié)包含案頭分析和實地調研兩方面。
案頭分析就是對數(shù)據(jù)的收集、分析和解釋,可以直接通過信息系統(tǒng)完成。當案頭獲取數(shù)據(jù)不夠完善時,則可以進行實地調研,與供應商或其他服務商進行面對面溝通,以追尋更新、更詳細的信息。
無論如何,實施環(huán)節(jié)都需要遵循最初制定的分析計劃,以免消耗過多資源或迷失分析目標。
5.編寫總結報告與評估建議
在供應環(huán)境信息收集結束之后,負責人就需對此進行歸納、總結和分析,形成一份完整的供應環(huán)境分析總結報告。負責人在總結報告中,不僅要對供應商選擇方案進行比較,還需針對分析目標提出相應的評估建議,為采購管理提供決策依據(jù)。
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