每個組織都有很多方面，你的組織也不例外。會計、銷售、市場營銷、業(yè)務(wù)開發(fā)、客戶支持、生產(chǎn)和開發(fā)等。
組織中的許多部門通常通過合作來生產(chǎn)客戶需要的產(chǎn)品和服務(wù)。不同部門需要不同的工具和物資來配合完成他們的工作。
如果你的公司正在采購，那么理想狀態(tài)下，有個系統(tǒng)來幫你處理日常運(yùn)營。要做到這一點(diǎn)，方法有兩個——集中采購和分散采購。在本文中，我們將探討集中采購和分散采購的用例以及它們是如何工作的。
什么是集中采購？
集中采購是一種模式，在這種模式下，組織的某個特定部門負(fù)責(zé)獲取整個組織需要的物資。這個部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)、供應(yīng)商尋源、合同管理、風(fēng)險分析，以及從供應(yīng)商那里獲得所需物資的每項(xiàng)工作。
從本質(zhì)上講，在集中采購中，指定的采購部門充當(dāng)組織內(nèi)部不同部門和人員與外部供應(yīng)商之間的聯(lián)系橋梁。
采購部門從組織內(nèi)部收集訂單，并決定如何最好地從其建立的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中提供這些訂單。
集中采購的關(guān)鍵本質(zhì)是，所有的采購任務(wù)都委托給一個部門，甚至是代表整個組織進(jìn)行管理的人員。
什么是分散采購？
分散采購將采購物資的權(quán)力直接放在各部門的員工手中。員工可以獲得資金或支付卡，他們可以使用這些資金或支付卡訂購供應(yīng)品，在批準(zhǔn)前很少或不進(jìn)行審查。
為什么選擇集中采購而不是分散采購？
這僅僅是因?yàn)榧胁少彏槟峁┝烁嗟目梢娦院蛯鹃_支的控制。相反，分散采購為浪費(fèi)、欺詐和異常支出創(chuàng)造了充足的空間。
以下是分散采購相關(guān)的缺點(diǎn)，你應(yīng)該在決定是采用分散采購還是集中采購時牢記于心：
○ 異常支出
○ 重復(fù)采購和管理費(fèi)用
○ 糟糕的供應(yīng)商關(guān)系
○ 把時間浪費(fèi)在重復(fù)的花費(fèi)上
雖然分散采購為您提供了更簡單的跨組織采購體驗(yàn)，但它為資源的浪費(fèi)和管理不善創(chuàng)造了無可比擬的機(jī)會。
集中采購的好處
集中采購的主要好處是，它將您的采購集中到一個地方，在那里很容易管理費(fèi)用，節(jié)省成本，并限制由于欺詐和異常支出造成的損失。集中采購的其他好處包括：
1、減少管理費(fèi)用
采購不是一件簡單的事。
在采購供應(yīng)品的同時，通常還會出現(xiàn)其他職責(zé)，如確保供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量、最小化供應(yīng)商風(fēng)險、水電費(fèi)，甚至潛在合同。想象這樣一種情形:您組織中的員工都在做出這些承諾，而您遇到了問題。
集中采購將幾個小額采購捆綁在一起，將它們組合起來，以減少整個組織需要的運(yùn)輸、庫存管理、風(fēng)險分析和質(zhì)量監(jiān)控等間接成本。
2、批量折扣節(jié)省成本
在集中采購模式下，采購部門匯集相同的訂單，發(fā)送給能夠提供最好折扣的供應(yīng)商。因?yàn)椴少彶块T的訂單量大，這會帶來更好的折扣。供應(yīng)商提供供應(yīng)商數(shù)量折扣，以鎖定未來的業(yè)務(wù)，這合情合理。
3、改善供應(yīng)商關(guān)系
分散采購賦予員工所需的預(yù)算和主動性，以確定他們認(rèn)為有用的東西，并立即采購(在一定限度內(nèi))。無論是軟件訂閱還是實(shí)物供應(yīng)，員工不需要簽署冗長的合同就能支出。
由于大多數(shù)以這種方式進(jìn)行的采購都是一次性的，而且不在任何合同下做出，分散采購?fù)羌兇獾慕灰住?br>
員工只是簡單進(jìn)行采購，沒有與供應(yīng)商建立任何長期關(guān)系。即使他們愿意這樣做，但這是不可能的，因?yàn)槊總€員工或部門帶來的業(yè)務(wù)量不值得供應(yīng)商花費(fèi)時間和精力。
在整個組織中，大量資金用于采購物資，但不可能將其與有利的供應(yīng)商關(guān)系聯(lián)系起來，也不可能協(xié)商批量折扣。
這種情況隨著集中采購模式的出現(xiàn)而改變，供應(yīng)商關(guān)系是長期培養(yǎng)的，雙方都能從中受益。
4、采購流程的高級控制
如果組織中的各個員工都能隨意支出，那么你可以確定一個結(jié)果。無數(shù)的失誤將會出現(xiàn)，因?yàn)橘M(fèi)用可能會被夸大，采購重復(fù)，甚至錯誤，不必要的費(fèi)用可能會產(chǎn)生。
將所有采購置于一個控制源之下，可以簡化整個組織的采購管理流程。
這樣，你就能更清楚地了解現(xiàn)金是如何流出你的組織的，你就能高水平地管理它，從一個控制源控制流入你的組織的供應(yīng)品數(shù)量和質(zhì)量。
5、節(jié)約在采購上的時間
在整個組織中，當(dāng)員工在分散模式中進(jìn)行個人采購時，這種方式似乎更簡單、更容易管理。但當(dāng)你考慮在無數(shù)微交易中損失的時間，這對你的組織來說就是凈損失。
集中采購將采購合并在一起，進(jìn)行大規(guī)模管理，節(jié)省管理采購和大量交易的費(fèi)用所需的時間。
6、消除異常支出
異常支出意味著，員工在與供應(yīng)商簽訂的現(xiàn)有合同之外進(jìn)行采購。
這在運(yùn)行分散采購模型的組織中非常常見，因?yàn)橥ǔ]有簡單的方法來跟蹤或理解組織與供應(yīng)商之間的所有合同。因此，員工從他們能找到的最方便的供應(yīng)商那里采購。
合同表現(xiàn)不佳，甚至可能因你的組織沒有達(dá)到合同中規(guī)定的最低訂單數(shù)字而受到處罰。
集中采購消除了員工在規(guī)則或現(xiàn)有合同外采購的風(fēng)險，因此在發(fā)生之前就能防止異常支出。
現(xiàn)代采購管理工具
無論你選擇集中式還是分散式采購模式，現(xiàn)代采購管理工具8Manage SRM都可以提供幫助。該系統(tǒng)旨在幫助各種規(guī)模的企業(yè)在一個一站式平臺內(nèi)管理采購。使用8Manage SRM，你可以：
○在線電子招投標(biāo)
○輕松管理采購申請
○所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)的360度視圖
○積極確保對采購KPI進(jìn)行監(jiān)控
○允許供應(yīng)商接受多種付款方式
這類現(xiàn)代采購管理工具對于有效地采購商品和服務(wù)比以往任何時候都變得至關(guān)重要。從長遠(yuǎn)來看，將為你的企業(yè)從流程中消除了成本，增加經(jīng)濟(jì)效益。
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